Nhóm và lời mời

Bạn cần: quyền quản lý lời mời hoặc người có quyền hỗ trợ. Tổ chức là nơi chứa dữ liệu công ty; nhóm và dự án giúp phân công bên trong tổ chức đó.

Tạo nhóm và quản lý thành viên

Trên web, mở Nhóm tại /settings/teams, tạo nhóm bằng tên/mô tả rồi lưu. Mở danh sách thành viên của nhóm, chọn thêm một thành viên tổ chức đang hoạt động và vai trò trong nhóm. Vai trò thành viên/quản trị nhóm không phải vai trò admin của toàn tổ chức.

Mở chi tiết nhóm để xem thành viên và các kênh liên kết. Khi có quyền tạo kênh, đặt tên rồi kiểm tra kênh và phạm vi thành viên kế thừa từ nhóm. Thay đổi người trong nhóm có thể ảnh hưởng quyền truy cập kênh liên kết; kiểm tra bằng tài khoản tương ứng.

Bỏ khỏi nhóm và bỏ khỏi tổ chức là hai thao tác khác nhau. Đọc đối tượng/phạm vi trên hộp xác nhận trước khi thực hiện. Khi xóa nhóm, đọc cảnh báo liên quan các kênh; không dùng xóa để tạm thu gọn danh sách.

Mời một người tham gia

1. Mở Mời thành viên, trên web /settings/invite, hoặc nhờ trợ lý chuẩn bị lời mời.
2. Chọn vai trò cần thiết và nhóm nếu có. Chỉ cấp quyền quản trị khi người đó thực sự cần quản trị.
3. Với lời mời dành riêng cho một người, nhập đúng email khi có tùy chọn giới hạn email.
4. Kiểm tra số lượt sử dụng và vai trò rồi tạo lời mời. Sau khi tạo, đọc thời điểm hết hạn trên kết quả; biểu mẫu tạo hiện không có ô tự đặt thời hạn.
5. Chia sẻ đường dẫn hoặc mã qua kênh riêng phù hợp. Nếu dùng trợ lý gửi email, đọc lại và xác nhận trước khi gửi.
6. Sau khi người nhận tham gia, kiểm tra tên, vai trò và nhóm trong danh sách thành viên.

Tạo đường dẫn mời không đồng nghĩa người nhận đã nhận được hoặc đã tham gia. Bước cuối mới giúp bạn xác nhận việc tham gia.

Với lời mời giới hạn email, dòng lời mời có thể cung cấp Gửi qua email. Kiểm tra địa chỉ đã gắn với lời mời trước khi gửi. Ghi việc gửi thành công, hộp thư thực nhận và thành viên thực tham gia thành ba kết quả khác nhau khi kiểm thử.

Chuyển giữa các tổ chức

Khi tài khoản có nhiều tổ chức, dùng bộ chọn tổ chức và kiểm tra tên mới trước khi tiếp tục. Công việc hoặc khách hàng của tổ chức cũ không nên xuất hiện như dữ liệu thuộc tổ chức mới.

Nếu thấy dữ liệu có vẻ thuộc công ty khác, dừng thao tác, ghi nhận tối thiểu thông tin cần thiết và báo riêng cho nhóm phụ trách. Không tiếp tục mở rộng phạm vi để “thử thêm”.

Lời mời không dùng được

Người nhận cần kiểm tra đúng tài khoản email. Người quản trị cần kiểm tra lời mời còn hạn, còn lượt dùng và đúng vai trò. Cấp lời mời mới nếu bản cũ không còn hợp lệ.

Đọc tiếp: Tài khoản và tổ chức hoặc Kiểm tra nhanh.

Kiểm thử phân hệ

Tạo nhóm thử, thêm người, đổi vai trò trong nhóm và mở kênh liên kết bằng tài khoản đó. Kiểm tra sau tải lại và sau khi bỏ người khỏi nhóm. Lời mời hết hạn/sai email phải không cấp quyền; hủy hộp xóa/bỏ thành viên phải giữ nguyên dữ liệu. Ghi riêng quyền trong nhóm, quyền tổ chức và quyền kênh, không đánh đồng chúng.